ファイルを「共有」する概念 [o365]
先日こんなことがありました。
上司が、在宅勤務に伴い、内勤者に貸与した携帯番号の一覧表を作成。
それを部署内及び関連部署に一覧表をメールで送ってきました。
私がそれをteamsに掲示。共有。
後日一覧表に加筆があり、それを再びメールで配信されてきました。
ん～、それはTeamsのデータを上書きしてもらえればいい話なんですけど・・・
なんでうなるんだろうなぁ。って考えてたのですが、
一つ考えられるのは、すでに一度メールで配信しているので、そのメールを再利用した方が早い。
ということなんですが、最初に送ったメールと後日のメールではメンバーが異なり、どうもそういった合理性には基づいていなさそうです。
もっと根本的なところで、「原本」はどれか？という考え方が違っているのか。
共有する情報っていうのは、完成品を掲示するという概念に基づくのかなぁと
そうすると、一連の行動にも合点がいく気がしました。
Teamsの資料は結局私が再編集して掲示。
原本を共有してるという概念で仕事をすれば、加筆部分を部下に伝えて、編集を指示するだけでいいはずなんですけどね。自身で編集して、メール作って、発信してより合理的になるはずなんですが。
オンライン上で資料を共同で編集する。という概念にはほど遠い
上司が、在宅勤務に伴い、内勤者に貸与した携帯番号の一覧表を作成。
それを部署内及び関連部署に一覧表をメールで送ってきました。
私がそれをteamsに掲示。共有。
後日一覧表に加筆があり、それを再びメールで配信されてきました。
ん～、それはTeamsのデータを上書きしてもらえればいい話なんですけど・・・
なんでうなるんだろうなぁ。って考えてたのですが、
一つ考えられるのは、すでに一度メールで配信しているので、そのメールを再利用した方が早い。
ということなんですが、最初に送ったメールと後日のメールではメンバーが異なり、どうもそういった合理性には基づいていなさそうです。
もっと根本的なところで、「原本」はどれか？という考え方が違っているのか。
共有する情報っていうのは、完成品を掲示するという概念に基づくのかなぁと
そうすると、一連の行動にも合点がいく気がしました。
Teamsの資料は結局私が再編集して掲示。
原本を共有してるという概念で仕事をすれば、加筆部分を部下に伝えて、編集を指示するだけでいいはずなんですけどね。自身で編集して、メール作って、発信してより合理的になるはずなんですが。
オンライン上で資料を共同で編集する。という概念にはほど遠い
働き方改革への挑戦 [o365]
最近、なぜ日本だけプリインストール版Officeがなくならないのか、サブスクが普及しないのか。
という記事を読みました。その記事によると、ＰＣは進化して新たな機能が付加されているのにもかかわらず、ユーザー側の使われ方が変わらないから。ということでした。
確かに、妙に納得するところがありました。
ビジネスの場でも、Excelは方眼紙としてしか機能せず、そこから抜け出せない人がたくさんいます。
会社の環境では、常に最新版のソフトウェアではないため、ある程度は仕方がないかもしれませんが、それにしてもＷｉｎｄｏｗｓ９５の頃から何も変わらない。というのはいいのやらわるいのやら。
という状況の中、コロナウイルスの影響、非常事態宣言の下、私の勤務してる会社でも半ば強制的に在宅勤務が始まりました。そのために導入されたのがTeamsです。
本来はOffice365のオプションサービスで必要な人・組織は申請したうえで利用するものでしたが、在宅のツールとして、会社ですべて導入するということになりました。
まだ導入されたばかりでテレビ会議ができるもの。程度の認識しかされず、コミュニケーションツールの一部しか活用されていません。
どうやって使っていくか、まず自部署内で始めたのは、在宅の開始・終了をチーム内で宣言してもらうことです。
チームを作成して、メンバーを登録。そこから在宅勤務開始・終了を宣言するよう指示しました。
まずは慣れてもらうか。ってことで。
慣れたら、部署内への連絡等メールよりもこっちの方が便利とか思ってもらえるかなと期待してたのですが、今のところ、メールの発信は続いております。
まぁ、そんなことに期待してもムリだったか。。。
これは送り手はメールだろうがTeamsだろうが、送ってしまえば自身の責任は果たした。ということになるので、ツールなんてきっとなんでもいいんだろう。という考え方かと推察してます。
受け手からすれば、自分にとってプライオリティが高いのかどうか、判断しないといけません。
そうやってメールボックスが汚れていって、必要な情報が素早く見つけられなかったり、自分にとって必要な情報を見逃してしまったりしてしまいます。
未だ、メール送った・見てないという会話で出てくるのは「いついつ何分に送ったメール」という、なんとも聞いてて情けなくなるような会話で、意思疎通を図る人も多くいる。
これ結局、メールだと送り手と受け手の環境が違うからこうなるんであって、例えばTeamsに投稿ないし資料添付してれば、検索条件伝えるだけで資料見つけられるはずなんですが。
なかなかそういう発想にならない。
そういった人たちの考え方・思考をどうやったら変えれるのか、頭の痛い問題です。
という記事を読みました。その記事によると、ＰＣは進化して新たな機能が付加されているのにもかかわらず、ユーザー側の使われ方が変わらないから。ということでした。
確かに、妙に納得するところがありました。
ビジネスの場でも、Excelは方眼紙としてしか機能せず、そこから抜け出せない人がたくさんいます。
会社の環境では、常に最新版のソフトウェアではないため、ある程度は仕方がないかもしれませんが、それにしてもＷｉｎｄｏｗｓ９５の頃から何も変わらない。というのはいいのやらわるいのやら。
という状況の中、コロナウイルスの影響、非常事態宣言の下、私の勤務してる会社でも半ば強制的に在宅勤務が始まりました。そのために導入されたのがTeamsです。
本来はOffice365のオプションサービスで必要な人・組織は申請したうえで利用するものでしたが、在宅のツールとして、会社ですべて導入するということになりました。
まだ導入されたばかりでテレビ会議ができるもの。程度の認識しかされず、コミュニケーションツールの一部しか活用されていません。
どうやって使っていくか、まず自部署内で始めたのは、在宅の開始・終了をチーム内で宣言してもらうことです。
チームを作成して、メンバーを登録。そこから在宅勤務開始・終了を宣言するよう指示しました。
まずは慣れてもらうか。ってことで。
慣れたら、部署内への連絡等メールよりもこっちの方が便利とか思ってもらえるかなと期待してたのですが、今のところ、メールの発信は続いております。
まぁ、そんなことに期待してもムリだったか。。。
これは送り手はメールだろうがTeamsだろうが、送ってしまえば自身の責任は果たした。ということになるので、ツールなんてきっとなんでもいいんだろう。という考え方かと推察してます。
受け手からすれば、自分にとってプライオリティが高いのかどうか、判断しないといけません。
そうやってメールボックスが汚れていって、必要な情報が素早く見つけられなかったり、自分にとって必要な情報を見逃してしまったりしてしまいます。
未だ、メール送った・見てないという会話で出てくるのは「いついつ何分に送ったメール」という、なんとも聞いてて情けなくなるような会話で、意思疎通を図る人も多くいる。
これ結局、メールだと送り手と受け手の環境が違うからこうなるんであって、例えばTeamsに投稿ないし資料添付してれば、検索条件伝えるだけで資料見つけられるはずなんですが。
なかなかそういう発想にならない。
そういった人たちの考え方・思考をどうやったら変えれるのか、頭の痛い問題です。
sfb レコーディングができなくなる [o365]
昨年会社に導入されたoffie365
そのうちのひとつ、Skypeforbusinessがあります。
まあなかなか本来の使い方をすることは未だ少ないのですが、
ユニークな使い方として自分の画面の操作を動画録画するという使い方ができます。
フリーソフトでもそういったものはあるのですが、会社のＰＣなのであまり何でもインストールするというのは危険なので、会社が提供するアプリを利用することが望ましいこともあり、
こういった使い方を教えてもらいました。
・「今すぐ会議」で1人会議をはじめ
・モニターのマークをクリックし、デスクトップ画面で発表をします
・その後、レコーディング開始を選択し、録画するという手順です
教えてもらった当初はうまくできていたですが、久しぶりにレコーディングをやってみると、
録画ができなくなってしまっていました。
動画としては生成されるのですが、この間に発表しているものはありませんでした。
という旨の表示が延々表示されるだけに。
ネットで解決方法がないか調べてはみるものの、意外とSkypeforbusinessに関しての情報が少なくて
まだ解決に至っておりません。
そのうちのひとつ、Skypeforbusinessがあります。
まあなかなか本来の使い方をすることは未だ少ないのですが、
ユニークな使い方として自分の画面の操作を動画録画するという使い方ができます。
フリーソフトでもそういったものはあるのですが、会社のＰＣなのであまり何でもインストールするというのは危険なので、会社が提供するアプリを利用することが望ましいこともあり、
こういった使い方を教えてもらいました。
・「今すぐ会議」で1人会議をはじめ
・モニターのマークをクリックし、デスクトップ画面で発表をします
・その後、レコーディング開始を選択し、録画するという手順です
教えてもらった当初はうまくできていたですが、久しぶりにレコーディングをやってみると、
録画ができなくなってしまっていました。
動画としては生成されるのですが、この間に発表しているものはありませんでした。
という旨の表示が延々表示されるだけに。
ネットで解決方法がないか調べてはみるものの、意外とSkypeforbusinessに関しての情報が少なくて
まだ解決に至っておりません。